ชุดตรวจสารเสพติดควรสั่งล่วงหน้ากี่ชุดสำหรับองค์กร

การสั่งซื้อชุดตรวจสารเสพติดสำหรับองค์กรไม่ได้จบที่การนับจำนวนพนักงาน เพราะในช่วงใช้งานจริงอาจมีพนักงานเข้าใหม่ การตรวจหลายรอบ หรือชุดตรวจที่ใช้งานไม่ได้จนต้องเปลี่ยนชุดใหม่ ขณะเดียวกัน การซื้อเผื่อมากเกินไปก็ทำให้เงินจมและเสี่ยงเหลือสินค้าหมดอายุ

จุดเริ่มต้นที่ช่วยให้ฝ่ายบุคคลและฝ่ายจัดซื้อทำงานง่ายขึ้น คือกำหนดให้ชัดว่า จะตรวจใคร กี่ครั้ง และต้องมีสินค้าเพียงพอถึงวันไหน แล้วจึงคำนวณจำนวนสั่งซื้อจากแผนดังกล่าว

จำนวนชุดตรวจสารเสพติดที่องค์กรควรสั่งซื้อ

จำนวนชุดตรวจสารเสพติดที่องค์กรควรสั่งซื้อ = จำนวนที่คาดว่าจะใช้ในช่วงแผน + จำนวนสำรอง − สต็อกเดิมที่ยังใช้ได้ − สินค้าที่สั่งแล้วและจะมาทันใช้งาน

ตัวอย่าง หากจะตรวจพนักงาน 100 คน คนละ 1 ครั้ง ใช้คนละ 1 ชุด และกำหนดสำรองไว้ 10 ชุด เมื่อไม่มีสต็อกเดิม ควรเตรียมทั้งหมด 110 ชุด ทั้งนี้ จำนวนสำรองเป็นสมมติฐานสำหรับวางแผน ไม่ใช่มาตรฐานทางการแพทย์หรือข้อกำหนดที่ทุกองค์กรต้องใช้เท่ากัน

ก่อนสั่งซื้อ ต้องนับ “จำนวนครั้งตรวจ” ให้ถูกต้อง

องค์กรที่มีพนักงานเท่ากันอาจใช้ชุดตรวจไม่เท่ากัน เช่น บริษัทหนึ่งตรวจพนักงาน 100 คนปีละครั้ง ส่วนอีกบริษัทตรวจคนละ 2 ครั้ง จำนวนชุดตรวจพื้นฐานก็แตกต่างกันแล้ว แม้จำนวนพนักงานจะเท่ากันก็ตาม

ข้อมูลที่ควรเตรียมก่อนขอใบเสนอราคามีดังนี้

ข้อมูลที่ต้องทราบ	ใช้คำนวณเรื่องอะไร
จำนวนผู้เข้ารับการตรวจจริง	ปริมาณพื้นฐานของแต่ละรอบ
จำนวนรอบตรวจในช่วงแผน	จำนวนครั้งตรวจรวม
พนักงานใหม่ที่คาดว่าจะตรวจ	ความต้องการเพิ่มเติม
ชนิดชุดตรวจและจำนวนชุดต่อคน	ปริมาณที่ต้องซื้อแยกตามสินค้า
สต็อกเดิมที่ยังใช้ได้	จำนวนที่นำมาหักจากยอดสั่งซื้อ
ระยะเวลาจัดหาและจัดส่ง	ช่วงเวลาที่สต็อกต้องรองรับ
วันหมดอายุของล็อตที่จะได้รับ	ความเหมาะสมของการซื้อเก็บล่วงหน้า

ข้อควรระวัง: หากพนักงานใหม่ถูกนับรวมอยู่ในรายชื่อผู้ตรวจรอบหลักแล้ว ไม่ควรบวกซ้ำอีกครั้ง เว้นแต่มีแผนตรวจเพิ่มเติมจริง

วิธีคำนวณจำนวนชุดตรวจสารเสพติดสำหรับองค์กร

เริ่มจากสูตรพื้นฐานที่ตรวจสอบย้อนกลับได้ง่าย

จำนวนใช้ตามแผน = จำนวนครั้งตรวจรวม × จำนวนชุดที่ใช้ต่อครั้ง

จากนั้นคำนวณยอดสั่งซื้อ

ยอดสั่งซื้อ = จำนวนใช้ตามแผน + จำนวนสำรอง − สต็อกพร้อมใช้ − ยอดรอรับที่มาทัน

หากคำนวณแล้วได้ค่าติดลบ ให้ถือว่ายังไม่ต้องสั่งเพิ่มสำหรับช่วงแผนนั้น และตรวจสอบอีกครั้งว่าสินค้าที่มีอยู่ตรงรุ่นและไม่หมดอายุก่อนวันตรวจ

ตัวอย่าง: ตรวจพนักงาน 200 คน พร้อมรองรับพนักงานใหม่

สมมติองค์กรมีแผนใช้งานดังนี้

รายการ	จำนวนชุด
ตรวจพนักงานเดิม 200 คน คนละ 1 ครั้ง	200
ตรวจพนักงานใหม่เพิ่มเติม 15 คน	15
สำรองตามแผนขององค์กร	15
รวมจำนวนที่ต้องเตรียม	230
หักสต็อกเดิมที่ยังใช้ได้	−30
จำนวนที่ต้องสั่งซื้อเพิ่ม	200

ตัวอย่างนี้สมมติว่าใช้ชุดตรวจคนละ 1 ชุดต่อครั้ง และไม่มีสินค้าที่สั่งไว้แล้วรอรับ หากผู้จำหน่ายขายเป็นกล่อง ต้องปรับจำนวนตามหน่วยบรรจุอีกครั้ง

ตารางตัวอย่างจำนวนชุดตรวจตามขนาดองค์กร

ตารางนี้ช่วยให้เห็นภาพสำหรับการตรวจหนึ่งรอบ โดยสมมติว่าใช้คนละ 1 ชุด ไม่มีสต็อกเดิม และสำรองเพิ่ม 10%

อัตรา 10% เป็นเพียงตัวอย่างการคำนวณ ไม่ใช่อัตราสำรองมาตรฐาน

จำนวนผู้ตรวจ	ใช้ตามแผน	สำรองตัวอย่าง 10%	จำนวนเตรียมรวม
30 คน	30 ชุด	3 ชุด	33 ชุด
50 คน	50 ชุด	5 ชุด	55 ชุด
100 คน	100 ชุด	10 ชุด	110 ชุด
200 คน	200 ชุด	20 ชุด	220 ชุด
500 คน	500 ชุด	50 ชุด	550 ชุด

หากจัดซื้อเป็นครั้งแรก สามารถใช้ตัวเลขสมมติจัดทำงบประมาณเบื้องต้น แล้วปรับจากยอดใช้จริงหลังจบรอบตรวจ ส่วนองค์กรที่มีประวัติใช้งานอยู่แล้ว ควรใช้ข้อมูลของตัวเองเป็นหลัก

ควรเผื่อชุดตรวจสำรองเท่าไร?

จำนวนสำรองควรสัมพันธ์กับโอกาสใช้งานเพิ่มเติมและความยากง่ายในการเติมสินค้า ไม่จำเป็นต้องเผื่อเป็นเปอร์เซ็นต์เท่ากันทุกองค์กร

เหตุผลที่อาจต้องมีชุดสำรอง ได้แก่

• มีผู้เข้ารับการตรวจเพิ่มจากแผน
• บรรจุภัณฑ์เสียหายหรือพบชุดตรวจไม่พร้อมใช้
• ผลตรวจใช้ไม่ได้ และคู่มือกำหนดให้ทดสอบใหม่
• ผู้จำหน่ายใช้เวลาจัดส่งนานหรือมีความไม่แน่นอน

หลังใช้งาน ควรแยกบันทึกว่าใช้ชุดสำรองไปกับอะไร หากเกิดจากวิธีใช้งานผิดบ่อย ควรปรับการฝึกอบรมและขั้นตอนปฏิบัติด้วย การเพิ่มจำนวนซื้อเพียงอย่างเดียวไม่ได้แก้สาเหตุ

ชุดสำรองสำหรับทดสอบใหม่ไม่ใช่ชุดตรวจยืนยันผลบวก การตรวจยืนยันเป็นขั้นตอนที่ใช้วิธีจำเพาะมากขึ้น เช่น การตรวจในห้องปฏิบัติการ ไม่ใช่การใช้ชุดตรวจเร็วชนิดเดิมซ้ำแล้วถือว่ายืนยันผลแล้ว ตามคำอธิบายของ NIDA เรื่องการคัดกรองและการตรวจยืนยัน

ชุดตรวจสารเดี่ยวกับชุดตรวจหลายสาร นับจำนวนต่างกันอย่างไร?

คำว่า “1 ชุด” ต้องดูให้ชัดว่าหมายถึงอุปกรณ์ตรวจหนึ่งชิ้น หนึ่งซอง หรือสินค้าหนึ่งกล่อง เพื่อไม่ให้ยอดในใบเสนอราคาคลาดเคลื่อน

รูปแบบที่เลือก	ตัวอย่างความต้องการ	จำนวนอุปกรณ์พื้นฐาน
ชุดตรวจสารเดี่ยว 1 รายการ	100 คน ตรวจคนละ 1 รายการ	100 ชิ้น
ชุดตรวจสารเดี่ยวแยก 3 รายการ	100 คน ใช้คนละ 3 ชิ้น	300 ชิ้น
ชุดตรวจหลายสารในอุปกรณ์เดียว	100 คน ใช้คนละ 1 ชุด ซึ่งครอบคลุมรายการที่ต้องการ	100 ชุด

ชุดตรวจหลายสารไม่ได้หมายความว่าจะตรวจได้ทุกสาร ก่อนซื้อควรตรวจสอบรายการสารที่ตรวจได้ ชนิดตัวอย่าง และค่าเกณฑ์ตัดสินผลของรุ่นนั้นให้ตรงกับแผนตรวจ เพราะการตรวจแต่ละแบบมุ่งตรวจสารหรือกลุ่มสารเฉพาะ ตามข้อมูลของ NIDA

ควรสั่งซื้อล่วงหน้ากี่วัน?

ไม่มีจำนวนวันที่ใช้ได้กับผู้จำหน่ายทุกราย ควรวางวันสั่งซื้อโดยนับย้อนจากวันตรวจ และรวมเวลาที่องค์กรใช้ดำเนินการด้วย

เวลาที่ต้องเผื่อล่วงหน้า = เวลาอนุมัติจัดซื้อ + เวลาจัดหาและส่งสินค้า + เวลาตรวจรับและแก้ปัญหา

ตัวอย่าง หากอนุมัติจัดซื้อใช้ 3 วัน ผู้จำหน่ายยืนยันส่งภายใน 5 วัน และองค์กรเผื่อตรวจรับอีก 2 วัน ควรเริ่มกระบวนการอย่างน้อย 10 วันก่อนใช้งาน โดยต้องตกลงให้ชัดว่าแต่ละช่วงนับเป็นวันทำการหรือวันปฏิทิน

สำหรับการตรวจครั้งใหญ่ ควรให้ผู้จำหน่ายยืนยันจำนวนพร้อมส่ง รุ่นสินค้า และวันหมดอายุของล็อตก่อนออกใบสั่งซื้อ เพื่อให้แผนจัดซื้ออ้างอิงสินค้าที่พร้อมส่งจริง

ซื้อครั้งเดียวทั้งปี หรือทยอยซื้อดีกว่า?

ขึ้นอยู่กับความแน่นอนของแผนตรวจ อายุสินค้าที่เหลือ และพื้นที่เก็บรักษา

วิธีจัดซื้อ	เหมาะกับสถานการณ์	สิ่งที่ต้องพิจารณา
ซื้อสำหรับรอบตรวจที่กำหนด	มีวันตรวจและจำนวนผู้ตรวจชัดเจน	ต้องได้รับสินค้าทันก่อนวันตรวจ
ทยอยซื้อตามช่วงใช้งาน	มีการใช้งานต่อเนื่องหรือจำนวนผู้ตรวจเปลี่ยนบ่อย	ต้องติดตามยอดคงเหลือและเวลาจัดส่ง
ซื้อครอบคลุมหลายรอบ	แผนใช้งานแน่นอนและเก็บรักษาได้เหมาะสม	ตรวจอายุสินค้าคงเหลือและงบประมาณ
ตกลงยอดรวมแล้วแบ่งส่ง	ต้องการวางแผนระยะยาวแต่รับสินค้าทีละส่วน	ต้องตกลงเงื่อนไขกับผู้จำหน่ายให้ชัด

ราคาต่อชุดที่ต่ำลงควรนำมาเทียบกับจำนวนที่คาดว่าจะใช้หมดจริงด้วย หากซื้อจำนวนมากแต่เหลือหมดอายุ ต้นทุนต่อการตรวจที่ใช้งานได้อาจสูงกว่าการทยอยซื้อ

ตรวจสต็อกอย่างไร ไม่ให้ซื้อซ้ำหรือเหลือหมดอายุ?

ก่อนสั่งเพิ่ม ควรนับเฉพาะสินค้าที่พร้อมใช้งานจริง โดยตรวจรุ่น วันหมดอายุ สภาพบรรจุภัณฑ์ และประวัติการเก็บรักษา

จัดเรียงแบบ หมดอายุก่อน ใช้ก่อน หรือ FEFO พร้อมบันทึกยอดรับเข้าและเบิกใช้แยกตามล็อต เพื่อให้ทราบว่าของที่เหลือรองรับรอบตรวจถัดไปได้เท่าไร

อุณหภูมิและเงื่อนไขการเก็บรักษาต้องยึดตามฉลากหรือคู่มือของรุ่นนั้น ไม่ควรกำหนดเหมือนกันทุกยี่ห้อ เนื่องจากการเก็บไม่ถูกต้องและการใช้สินค้าหมดอายุอาจกระทบผลตรวจได้ ตามข้อมูลของ FDA

สำหรับองค์กรที่ใช้งานต่อเนื่อง สามารถตั้งจุดสั่งซื้อเพิ่มได้จากสูตร

จุดสั่งซื้อเพิ่ม = จำนวนที่คาดว่าจะใช้ระหว่างรอสินค้า + สต็อกสำรอง

เช่น คาดว่าจะใช้ 20 ชุดระหว่างรอสินค้า และต้องการสำรอง 10 ชุด ควรเริ่มสั่งเพิ่มเมื่อสต็อกที่ยังไม่ได้จัดสรรให้รอบอื่นเหลือประมาณ 30 ชุด หากมีวันตรวจใหญ่ใกล้เข้ามา ต้องบวกความต้องการของรอบนั้นแยกด้วย

FAQ: คำถามที่พบบ่อย

1. บริษัทมีพนักงาน 100 คน ควรซื้อชุดตรวจสารเสพติดกี่ชุด?

หากตรวจทุกคนหนึ่งครั้งและใช้คนละหนึ่งชุด ต้องมีพื้นฐาน 100 ชุด จากนั้นบวกจำนวนสำรองและหักสต็อกเดิมที่ยังใช้ได้ เช่น กำหนดสำรอง 10 ชุดและไม่มีของเดิม จะต้องเตรียม 110 ชุด

2. ต้องสำรองชุดตรวจ 10% ทุกครั้งหรือไม่?

ไม่จำเป็น ตัวเลข 10% เป็นตัวอย่างสำหรับวางแผนเท่านั้น ควรกำหนดจากประวัติใช้จริง จำนวนผู้ตรวจที่อาจเพิ่ม และระยะเวลาจัดส่งของผู้จำหน่าย

3. ตรวจพนักงานปีละสองครั้ง ต้องซื้อทีเดียวทั้งหมดไหม?

ไม่จำเป็น สามารถคำนวณยอดทั้งปีเพื่อวางงบประมาณ แล้วแบ่งซื้อหรือแบ่งส่งตามรอบตรวจได้ โดยพิจารณาอายุสินค้าและเงื่อนไขผู้จำหน่ายประกอบ

4. ชุดตรวจหลายสารหนึ่งชุดใช้ตรวจได้กี่คน?

สำหรับอุปกรณ์ตรวจเร็วแบบใช้ครั้งเดียว โดยทั่วไปหนึ่งชุดใช้กับตัวอย่างของหนึ่งคนต่อหนึ่งครั้ง แม้จะตรวจได้หลายสาร แต่ต้องตรวจสอบหน่วยบรรจุและคู่มือของสินค้านั้นก่อนสั่งซื้อ

5. ถ้าพบผลบวก ต้องใช้ชุดสำรองตรวจซ้ำเพื่อยืนยันไหม?

การใช้ชุดตรวจเร็วซ้ำไม่ทดแทนการตรวจยืนยัน ผลบวกจากการคัดกรองควรเข้าสู่กระบวนการตรวจยืนยันและประเมินโดยผู้เชี่ยวชาญก่อนนำไปใช้ตัดสินใจที่กระทบพนักงาน เพราะยาและปัจจัยอื่นอาจมีผลต่อผลตรวจได้ ดูคำอธิบายจาก FDA

6. ก่อนขอใบเสนอราคาควรแจ้งข้อมูลอะไรบ้าง?

แจ้งจำนวนผู้ตรวจ จำนวนรอบ รายการสารที่ต้องการตรวจ ชนิดตัวอย่าง วันใช้งาน และสถานที่จัดส่ง พร้อมขอรายละเอียดจำนวนชุดต่อกล่อง วันหมดอายุของล็อต และอุปกรณ์ที่รวมอยู่ในราคา เพื่อเปรียบเทียบข้อเสนอได้ตรงกัน

---

➡️ติดต่อสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับชุดตรวจสารเสพติด Line :@magdcine
➡️ดูรายละเอียดชุดตรวจสารเสพติดทั้งหมด : ” ชุดตรวจสารเสพติด “

#ชุดตรวจสารเสพติด #ชุดตรวจสารเสพติดสำหรับองค์กร #ตรวจสารเสพติดพนักงาน

Note: บทความนี้เป็นแนวทางวางแผนจัดซื้อชุดตรวจสารเสพติดสำหรับองค์กร จำนวนสำรองควรปรับตามการใช้งานจริง พร้อมตรวจสอบวันหมดอายุและเก็บรักษาตามคู่มือผลิตภัณฑ์ ผลบวกเบื้องต้นต้องตรวจยืนยันก่อนสรุปผล